Fonctionnement

Les activités quotidiennes de l’OPC s’inscrivent dans le cadre de son plan stratégique découlant de sa mission et attributions constitutionnelles. Ce plan stratégique qui s’étend sur une période de trois (3) ans est défini de manière concertée avec tous les cadres de l’institution, réunis en retraite au début de chaque année. Le Plan stratégique de chaque période prend en considération les défis auxquels fait face l’institution en matière de droits humains tout en faisant une projection sur les objectifs à atteindre, conformément au programme et à la vision du Protecteur du Citoyen.

L’actuel Plan Stratégique couvre la période 2019-2021. Il a bénéficié de l’appui technique de plusieurs partenaires internationaux dont le Haut-Commissariat des Droits de l’Homme de l’ONU et du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD).

L’OPC dispose d’un document de règlements internes qui régit son fonctionnement dans tous ses aspects. Ces règlements, entre autres :

• Fixent les droits et devoirs de tous les membres du personnel ; la sécurité et la discipline interne des employés, notamment la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises
• Précisent et les garanties dont jouissent les employés-es contre les abus d’autorité, les harcèlements à caractère moral ou sexuel dans les relations de travail ;
• Précisent les règles de confidentialité et les modalités de divulgation des informations relatives aux activités de l’institution ;
• Réaffirment la politique de l’institution face aux cas de corruption et de conflits d’intérêts ;
• Fournissent à ceux qui sollicitent les services de l’institution, tous les renseignements utiles.

La réception et le traitement des plaintes font partie des activités principales et quotidiennes de l’OPC. Ces plaintes sont déposées sur tous les sujets et dans tous les domaines. Pour assurer la standardisation du processus de gestion des plaintes, un manuel de procédures a été développé et permet à l’OPC de :

• Disposer d’un cadre de référence pour l’accueil, l’enregistrement et le traitement des plaintes ;
• Garantir la standardisation des pratiques de traitement des plaintes tant au niveau du bureau central que dans les bureaux départementaux et communaux ;
• Répondre avec efficacité et efficience, aux nombreuses demandes formulées par les citoyens et citoyennes à travers le pays.

La bonne gouvernance axée sur la transparence fait partie des valeurs cultivées dans la gestion de l’OPC. Voilà pourquoi, l’institution a pris le soin de se doter d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables. Ce manuel de procédures est la description ordonnée et formelle d'une série d'opérations et d'instructions de travail destinées à rendre cohérent, fiable, crédible et pertinent, le système d'informations de l’OPC. Il précise en particulier :

• Les différentes tâches et leurs modalités d'exécution ;
• Les responsabilités respectives des différents intervenants ou agents ;
• Les procédures d'établissement des différents documents nécessaires à la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et technique ;
• Les modalités de contrôle à chaque stade du système d'informations.

L’application du manuel s’étend sur toutes les transactions administratives, financières et comptables devant être réalisées par l’institution, que les fonds proviennent du trésor public ou de la coopération internationale.

Dans le souci de renforcer son système de reddition des comptes, l’OPC a également développé un ensemble d’outils devant assurer la collecte des données des activités sur le terrain et la préparation de rapports sur ses activités à l’intention des instances publiques et des partenaires de la coopération internationale. Ces outils sont utilisés par toutes les directions, services et unités spécialisées depuis les bureaux déconcentrés communaux jusqu’au bureau central.